FRANJA - 03.01.2012 - 00:14

Ne vem ,če vaše vprašanje prav natančno razumem.Kaj boste jutri začeli pospravljati?Leto 2011?

Potem ste pa res srečni.

Je že res da je leta 2011 datumsko konec,knjigovodsko in računovodsko pa traja še kar nekaj časa.

Hramba dokumentov v podjetju
SRS ne določajo več rokov hrambe za poslovne knjige/knjigovodske listine (razen tistih, ki jih moramo hraniti trajno), zato moramo pri presoji kakšen rok hrambe bomo določili v internih aktih, upoštevati predvsem zakonodajo s posameznega področja. Pri tem pa je najbolje, da za vsebinsko povezane listine upoštevamo najdaljši rok, ki ga določa posamezen zakon.
1) zakon o gospodarskih družbah določa v 54. členu, da se trajno hranijo: poslovne knjige (glavna knjiga in dnevnik kot temeljni knjigi); bilance stanja, poslovnega izida oziroma letna poročila vključno s poslovnim poročilom;
2) SRS 22.19: podjetje določi v svojem splošnem aktu način hrambe poslovnih knjig in le pisni odtis glavne knjige in dnevnika se praviloma hranita trajno. Ker pa že 54. člen ZGD-ja določa trajno hrambo poslovnih knjig, pomeni, da pri določanju v skladu s SRS nimamo več izbire;
3) Zakon o evidencah na področju dela:14. člen: vodenje evidenc o zaposlenih delavcih= trajno; 17. člen: vodenje evidenc o stroških dela = trajno; 19. člen: vodenje evidenc o izrabi delovnega časa = trajno. Iz tega sledi, da med trajno hrambo spadajo najmanj končni obračuni plač zaposlencev ter izplačilne liste za obdobja, za katera ni končnih obračunov plač zaposlencev; podatki povezani s prispevki za pokojninsko in invalidsko zavarovane (M-4) in kontrolni podatki za dohodnino;
4) Zakon o davku na dodano vrednost: 86. člen: 5. odstavek: računi, ki se nanašajo na dobave blaga ali storitev..najmanj 10 let po poteku leta, na katero se računi nanašajo in 6. odstavek:….hramba računov, ki se nanašajo na nepremičnine najmanj 20 let po poteku leta, na katero se nanašajo. = prejeti in izdani računi s prilogami (dobavnice, prevzemni dokumenti) = 10 let z izjemo prejetih računov za nepremičnine, kjer je 20 let….;
5) Zakon o davčnem postopku: upoštevamo absolutni zastaralni rok = 4. odstavek 126. člena v povezavi s 32. členom = Ne glede na določbe o zastaranju pravice do odmere in izterjave, davčna obveznost preneha, ko poteče deset let o dneva, ko je prvič začelo teči = sem spadajo obračuni davka na dodano vrednost; obračuni davka od dohodkov pravnih oseb in davka iz dejavnosti… In ker je večina knjigovodskih listin tako ali drugače povezana z ugotavljanjem davčne osnove in višino obveznosti za davek od odhodka pravnih oseb/dejavnosti bomo hranili tudi te listine najmanj 10 let od dneva, ko bi morala biti davčna obveznost poravnana za določeno davčno leto: prejete in izdane fakture so vključene že v točko 4 – hkrati pa tudi analitične evidence zalog; potni nalogi; obračuni/temeljnice za knjiženje amortizacije osnovnih sredstev in s tem tudi analitična evidenca osnovnih sredstev; obračuni davčnih odtegljajev (REK obrazci)
6) Zakon o davčnem postopku, ki se nanaša na povezane osebe – transferne cene: 6. odstavek 382. člena: davčni zavezanec mora dokumentacijo hraniti še deset let po zaključku leta, na katerega se nanaša;
7) Preostale knjigovodske listine: blagajniško poslovanje; izpiske denarnih sredstev, depozitne in kreditne pogodbe; druge pomožne poslovne knjige; temeljnice za knjiženje —- oblikujemo novo skupino listin, ki ji določimo razumni rok hrambe: npr. 5 let po poteku poslovnega leta na katero se nanašajo.
Letni računovodski izkazi in končni obračuni plač zaposlencev ter izplačilne liste za obdobja, za katera ni končnih obračunov plač zaposlencev, se hranijo trajno, pomožni obračuni pa dve leti. Letni obračuni se hranijo v izvirnikih.
Vir:racunovodja.com

FRANJA - 03.01.2012 - 00:24

Uh,jaz se še kar učim.Nekako sem prilepila najdeno,nisem pa mogla dokončati.

Mogoče vam bo to v pomoč.Mislim,da je to najnovejše,po spremenjenem 21.in 22.standardu SRS.

Predlagam,da predno začnete z arhiviranjem ,zaključite leto 2011.

Lp

Mr_X - 03.01.2012 - 19:03

Na temo skeniranja je bilo napisanega kilometre gradiva. Predvsem mora imeti vsak dokument časovni žig (kar stane) in ga je potrebno vsakih 5 let obnoviti preko e-notarja (torej vsaj 1x). Znesek UI (programa za indeksirano digitaliziranje dokumentov), cena časovnega žigosanja dokumenov in samo delo(skeniranje) za 1x še presegajo ceno skladiščenja oz. ceno najema sobe za fascikle :) 

twist - 03.01.2012 - 20:44

Hvala za pomoč, še posebej Franji!

Morda sem se malo nerodno izrazila - ob koncu leta, ko se vse zaključuje se pri nas običajno ureja tudi arhiv, da se pripravi prostor za tekoče dokumente, ki nastajajo že danes, ne šele ko je obračuna konec.

e. - 10.01.2012 - 13:07

Od leta 1992 se poklicno ukvarjam z arhiviranjem dokumentacije. K že napisanemu samo dodajam; včasih sta si praksa - realno življenje in zakonodaja hudo nasprotna. V praksi v podjetjih, kjer delam, svetujemo tako: 2 leti od dneva nastanka naj se dokumentacija še hrani v izvirniku, to je ponavadi v pisni obliki na papirju, finančni postopki, posli še niso zaključeni, izterjava še ni dokončana, plačila še niso sprovedena... ) po tem datumu pa je možno arhiviranje na mikrofilm ali skeniranje. O prednostih enega in drugega postopka ne bi, dejstvo pa je, da so dokumenti na mikrofilmu v naši zakonodaji pravnoveljavni in enakovredni originalu.