Neža - 17.05.2019 - 06:46

Ker smo navajeni, da imaš papir v roki, kontroliraš, kljukaš in tako dalje, je bilo res težko, ko smo to uvedli.  Vedno vse preverim, na papirju, preden karkoli oddam. Kljub temu smo si zaposlene tiskale in ko smo vse preverile smo dokumente in vse priloge shranile v poseben program, dokumente pa razrezale. Vse temeljnice in priloge smo skenirale in shranile, preden smo dale v razrez. Ker je vse bilo shranjeno v datotekah smo si pač stiskale, kadar smo kaj potrebovale. Dejstvo je, da na papirju nismo nič prihranili, smo pa zadostili zakonu. 

Bemis - 17.05.2019 - 08:30

Pri nas prejete račune hranimo elektronsko in likvidacija računov poteka elektronsko. Na začetku je bilo čudno za nas, ki smo še iz 'starih časov', ko smo se navadili, smo porabili manj časa za vnos, likvidacijo in knjiženje, kot s papirji. Ko bomo prejemali račune izključno/pretežno v elektronski obliki (zdaj jih ne) in se bodo podatki z računov programsko prebrali, bo čas vnosa še krajši.  V povprečju prejmemo 100 računov dnevno.

Izdani računi se arhivirajo v elektronski obliki, prav tako se v elektronski obliki arhivirajo prejete in izdane dobavnice.

DDV obračun preverim v excellu: najprej računsko (preračun DDV-ja in primerjava s knjižbami), nato navzkrižne kontrole glede na datum opravljene dobave/storitve, obvezno preverim račune z večjimi zneski, preverim račune, ki nimajo zaračunanega davka, preverim po kupcih, če so DDV zavezanci,.... kljukanje dokument, po dokument pri takem obsegu ne pride v poštev. Na neki točki moram zaupat knjigovodjem, da so v sistem vpisali pravilne številke....

Prednost je definitivno krajši čas iskanja dokumentov. Servisiranje revizorjev še nikoli ni bilo manj naporno, kot je sedaj. Odpade brskanje po fasciklih tudi takrat, ko sama kaj iščem za nazaj. Dokument je na dosegu roke v parih klikih, ni pospravljanja dokumentov nazaj v fascikle.....tudi ostalim v podjetju.

Temeljnic ne hranim v elektronski obliki, saj za 4 fascikle dokumentacije letno nima smisla kupovat licenco za arhiviranje. Ni računice - niti časovnega prihranka.

Na začetku je zamudno - tako kot je zamudna vsaka sprememba, potem je delo lažje. Vse pa je odvisno od informacijskega sistema - kaj vam ta omogoča. Brezpapirno poslovanje bo bistveno olajšalo delo, ko bomo prejemali (poleg dokumenta: npr.: dobavnice, račun, bančni izpisek) tudi datoteko s podatki dokumenta, ki jih bomo zgolj uvozili v informacijske sisteme, po potrebi dopolnili in poslali v nadaljnjo obdelavo (npr. likvidacija prejetega računa, knjiženje bančnega izpiska, napoved dostave blaga za prevzem).

L - 17.05.2019 - 09:38

Kaj pa naredite s papirnimi računi potem, ko jih skenirate in pripnete v svoje programe/arhive?

Kaj pravi tu zakon? Se jih lahko zavrže?

Bemis - 17.05.2019 - 14:41

Lahko, če je elektronska hramba pri zakonsko certificiranem ponudniku.

Sicer zakon zahteva hrambo v 'izvorni obliki'.